Cada complexo de condomínio na Costa Rica possui um conjunto de estatutos conhecidos como Convênios, Condições e Restrições (CC & Rs), delineando as regras, regulamentos, taxas, direitos e obrigações dos proprietários dos condomínios.

A Homeowner's Association (HOA) consiste de indivíduos que possuem unidades de condomínio registradas em seu próprio nome ou sob uma corporação da Costa Rica.

Salvo indicação em contrário nos CC & Rs, deve haver uma assembleia geral anual do HOA para votar em questões relevantes para o complexo, como orçamento anual, nomeação ou renovação do administrador HOA, taxas HOA mensais e avaliações especiais.

Antes da reunião do HOA, dentro do período de tempo estabelecido nos CC & Rs, os proprietários devem ser notificados com uma proposta de pauta de assuntos a serem discutidos e votados.

Para unidades de condomínio pertencentes a uma empresa, os representantes da reunião da HOA devem trazer uma identificação válida e certificação legal (personería jurídica), confirmando sua capacidade legal e poder de voto em nome de sua empresa.

A personeríia juríidica deve ser datada no máximo 30 dias a partir da data da reunião HOA, emitida pelo Registro Nacional ou por um notário público da Costa Rica com todos os carimbos e selos legais incluídos.

Os proprietários que não comparecerão à reunião do HOA podem nomear uma pessoa para estar presente e votar em seu nome com uma procuração especial (POA) ou POA completo. A consulta com um advogado é aconselhável para garantir que o POA seja executado de forma adequada em conformidade com a legislação da Costa Rica. (Para obter detalhes, consulte o artigo LegalEase na edição de novembro de 2017 da Howler.)

Lembre-se de que nem todos os “representantes legais” de uma empresa da Costa Rica têm capacidade e autoridade suficientes para conceder um POA em favor de um terceiro.

Eles podem ter POA completo, mas não têm a capacidade de concedê-lo a outra pessoa. Esta capacidade pode e deve ser verificada no Cadastro Nacional, com o nome da empresa e o número do RG.

Proprietários de condomínios / representantes legais corporativos que estejam fora da Costa Rica e não participem da reunião do HOA têm a opção de executar um POA por meio dos livros corporativos da corporação costarriquenha proprietária do condomínio.

Neste caso, 100 por cento dos acionistas da empresa que possui o condomínio devem assinar uma carta de procuração (carta-poder) autorizando seu advogado ou pessoa designada a realizar uma Assembleia Geral Extraordinária de sua empresa para votar a aprovação do POA. A ata da reunião deverá ser transcrita, assinada e legalizada por tabelião público “protocolización del acta” para a assinatura do POA da reunião do HOA.