Chaque complexe de condominiums au Costa Rica a un ensemble de règlements connus sous le nom de Pactes, conditions et restrictions (CC&R), décrivant les règles, règlements, droits, droits et obligations des propriétaires de condos.

L'Association des propriétaires (HOA) se compose des personnes qui possèdent des unités de copropriété enregistrées en leur propre nom ou sous une société du Costa Rica.

Sauf indication contraire dans les CC&R, il devrait y avoir une assemblée générale annuelle du HOA pour voter sur les questions pertinentes pour le complexe telles que le budget annuel, la nomination ou le renouvellement de l'administrateur du HOA, les frais mensuels du HOA et les cotisations spéciales.

Avant la réunion de l'HOA, dans le délai établi dans les CC&R, les propriétaires doivent être informés d'un ordre du jour proposé des questions à discuter et à voter.

Pour les unités de copropriété appartenant à une société, les représentants de la réunion HOA doivent apporter une pièce d'identité valide et une certification légale (personería jurídica) confirmant leur capacité juridique et leur pouvoir de voter au nom de leur société.

La personeríia juríidica doit être datée au plus tôt de 30 jours à compter de la date de la réunion HOA, émise soit par le registre national, soit par un notaire public du Costa Rica avec tous les timbres et sceaux légaux inclus.

Les propriétaires qui n'assisteront pas à la réunion HOA peuvent désigner une personne pour être présente et voter en leur nom avec une procuration spéciale (POA) ou une procuration complète. Il est conseillé de consulter un avocat pour s'assurer que la procuration est correctement exécutée conformément à la loi costaricienne. (Pour plus de détails, consultez l'article LegalEase dans le numéro de novembre 2017 de Howler.)

Gardez à l'esprit que tous les "représentants légaux" d'une société costaricienne n'ont pas la capacité et l'autorité suffisantes pour pouvoir accorder une procuration en faveur d'un tiers.

Ils peuvent avoir eux-mêmes une procuration complète, mais n'ont pas la capacité de l'accorder à une autre personne. Cette qualité peut et doit être vérifiée auprès du Registre National, avec la raison sociale et le numéro d'identification.

Les propriétaires de copropriétés / représentants légaux de sociétés qui se trouvent à l'extérieur du Costa Rica et qui n'assistent pas à la réunion HOA ont la possibilité d'exécuter une procuration via les livres de la société costaricienne propriétaire de la copropriété.

Dans ce cas, 100 % des actionnaires de la société propriétaire de la copropriété doivent signer une lettre de procuration (carta-poder) autorisant leur avocat ou la personne désignée à tenir une assemblée générale extraordinaire de leur société pour voter sur l'approbation de la POA. Le procès-verbal de la réunion doit être transcrit, signé et légalisé par un notaire public "protocolización del acta" pour exécuter le POA pour la réunion HOA.