Cada complejo de condominios en Costa Rica tiene un conjunto de estatutos conocidos como Pactos, Condiciones y Restricciones (CC & Rs), que describen las reglas, regulaciones, cuotas, derechos y obligaciones de los propietarios de condominios.

La Asociación de Propietarios (HOA) está formada por las personas que poseen unidades de condominio registradas a su propio nombre o bajo una corporación de Costa Rica.

A menos que se indique lo contrario en los CC & R, debe haber una reunión general anual de la HOA para votar sobre asuntos relevantes para el complejo, como el presupuesto anual, el nombramiento o renovación del administrador de la HOA, las tarifas mensuales de la HOA y las evaluaciones especiales.

Antes de la reunión de la Asociación de Propietarios, dentro del período de tiempo establecido en los CC & R, los propietarios deben ser notificados con una agenda propuesta de asuntos que se discutirán y votarán.

Para unidades de condominio propiedad de una corporación, los representantes de la reunión de la Asociación de Propietarios deben traer una identificación válida y una certificación legal (personería jurídica) que confirme su capacidad legal y poder para votar en nombre de su corporación.

La personeríia jurídica debe tener una fecha no anterior a 30 días a partir de la fecha de la reunión de la HOA, emitida por el Registro Nacional o por un notario público de Costa Rica con todos los sellos y sellos legales incluidos.

Los propietarios de viviendas que no asistirán a la reunión de la HOA pueden designar a una persona para que esté presente y vote en su nombre con un poder notarial especial (POA) o un POA completo. Es aconsejable consultar con un abogado para garantizar que el POA se ejecute correctamente de conformidad con la ley costarricense. (Para obtener más información, consulte el artículo LegalEase en la edición de noviembre de 2017 de Howler).

Tenga en cuenta que no todos los “representantes legales” de una corporación costarricense tienen la capacidad y autoridad suficiente para poder otorgar un POA a favor de un tercero.

Es posible que ellos mismos tengan un POA completo, pero carecen de la capacidad para otorgarlo a otra persona. Esta capacidad puede y debe ser verificada ante el Registro Nacional, con el nombre de la corporación y número de identificación.

Los propietarios de condominios / representantes legales de corporaciones que se encuentren fuera de Costa Rica y que no asistan a la reunión de HOA tienen la opción de ejecutar un POA a través de los libros corporativos de la corporación costarricense propietaria del condominio.

En este caso, el 100 por ciento de los accionistas de la corporación propietaria del condominio deben firmar una carta poder (poder) autorizando a su abogado o persona designada a realizar una Asamblea General Extraordinaria de su corporación para votar la aprobación del POA. El acta de la reunión debe ser transcrita, firmada y legalizada por un notario público “protocolización del acta” para ejecutar el POA para la reunión de la HOA.