לכל מתחם בתים משותפים בקוסטה ריקה יש תקנון המכונה תנאים, תנאים והגבלות (CC & Rs), המתאר את הכללים, התקנות, החובות, הזכויות והחובות של בעלי הדירות.

איגוד בעלי הבית (HOA) מורכב מאנשים המחזיקים ביחידות דירות הרשומות על שמם או תחת תאגיד קוסטה ריקה.

אלא אם כן צוין אחרת בתעודות המק"ס, צריכה להתקיים אסיפה כללית שנתית של ה- HOA להצביע בנושאים רלוונטיים למכלול כגון תקציב שנתי, מינוי או חידוש מנהל ה- HOA, דמי HOA חודשיים והערכות מיוחדות.

לקראת פגישת HOA, בתוך פרק הזמן שנקבע בתנאי הסמכה, יש להודיע ​​לבעלים על סדר יום מוצע של נושאים שיש לדון בהם ולהצביע עליהם.

עבור יחידות דירות בבעלות תאגיד, נציגי ישיבת HOA חייבים להביא תעודה מזהה תקפה ואישור משפטי (personería jurídica) המאשר את יכולתם המשפטית ואת כוחם להצביע בשם התאגיד שלהם.

יש לתארך את personeníia juríidica לא לפני 30 יום מיום פגישת HOA, שיונפק על ידי המרשם הלאומי או על ידי נוטריון של קוסטה ריקה עם כל החותמות והחותמות החוקיות.

בעלי בתים שלא ישתתפו בישיבת HOA רשאים למנות אדם להיות נוכח ולהצביע מטעמם עם ייפוי כוח מיוחד (POA) או POA מלא. מומלץ להתייעץ עם עורך דין על מנת לוודא ש- POA מבוצע כראוי בהתאם לחוק הקוסטה ריקה. (לפרטים, עיין במאמר LegalEase בגיליון נובמבר 2017 של האולר).

זכור כי לא לכל "הנציגים המשפטיים" של תאגיד קוסטה ריקה יש את היכולת והסמכות המספיקים כדי להעניק תמ"א לטובת צד שלישי.

אולי יש להם בעצמם POA מלא, אך אין להם את היכולת להעניק אותו לאדם אחר. ניתן וצריך לאמת יכולת זו מול המרשם הלאומי, עם שם התאגיד ומספר הזהות.

לבעלי דירות/נציגים משפטיים שנמצאים מחוץ לקוסטה ריקה ואינם משתתפים בישיבת HOA יש אפשרות לבצע POA באמצעות ספרי התאגיד של התאגיד הקוסטה ריקה שבבעלותו הבית המשותף.

במקרה זה, 100 אחוז מבעלי המניות בתאגיד המחזיק בבניין המשותף חייבים לבצע מכתב פרוקסי (קרטה-פודר) המסמיך את עורך דינו או מיועד לקיים אסיפה יוצאת דופן של התאגיד שלהם כדי להצביע על אישור התמ"א. יש לתמלל את פרוטוקול הפגישה, לחתום עליו ולחוק אותו על ידי נוטריון "פרוטוקול של הפעולה" לביצוע תמ"א לישיבת HOA.